Non è improprio affermare che dare un feedback corretto rappresenta una vera e propria arte e costituisce un grande valore aggiunto nella gestione di un progetto. Ma si tratta di un attività tutt’altro che facile.
Bisogna essere specifici e puntuali senza essere prepotenti, guidare il progetto senza “manovrarlo”, evitare con cura errori di leggerezza: una risposta sbagliata può “avvelenare” un progetto più velocemente e irrimediabilmente di molte altre circostanze all’apparenza più gravi. Il feedback che diamo – e il modo in cui lo diamo – possono fare la differenza tra un progetto di cui tutti vanno fieri e un progetto che tutti desidererebbero non aver mai iniziato.
Le riflessioni che seguono possono essere di aiuto per cercare di migliorare la qualità del nostro feedback:
1. Non perdere mai di vista l’obiettivo
Uno degli aspetti più difficili del feedback è capire da dove cominciare. Spesso accade che le emozioni e i gusti personali si mescolino al pensiero critico. Un ottimo punto di partenza per un feedback efficace può essere offerto dalla risposta a queste quattro domande*:
a. Qual è l’obiettivo del progetto?
b. Quali elementi del progetto sono legati all’obiettivo?
c. Questi elementi sono efficaci nel raggiungimento dell’obiettivo?
d. Perché si o perché no?
L’utilizzo di questo semplice schema aiuta a lasciar fuori le proprie emozioni in modo da poter focalizzare l’attenzione sul dare risposte obiettive, orientate agli obiettivi e, soprattutto, utili.
2. Non basarsi sull’idea del “lo saprò quando lo vedo”
“Lo saprò quando lo vedo” significa semplicemente “Non ho idea di quello che voglio” e impedisce di concentrarsi criticamente sull’obiettivo ultimo del progetto. Il rimedio a questo problema è duplice: a. cercare di entrare nel progetto con un quadro il più chiaro possibile di ciò che si vuole e perché lo si vuole; b. affrontare il progetto sempre con la consapevolezza che il prodotto finale non sarà mai esattamente quello che si aveva in mente.
3. Essere specifici
L’uso delle parole a volte può essere ingannevole, perché una buona parte del messaggio che passa dai termini linguistici viene inviato e recepito in maniera diversa in base alle differenti sensibilità del mittente e del ricevente. Per questo può essere utile includere esempi a proposito di ciò di cui si sta parlando o, in determinati contesti e situazioni, perfino immagini rappresentative di quello che si vuole comunicare.
4. Fare i propri rilievi al momento giusto
Un feedback efficace include ovviamente ove necessario anche i rilievi su cosa è sbagliato, ciò che manca, ciò che non è chiaro, ciò che non ha senso, ma questi rilievi devo essere offerti in un momento opportuno, non quando è troppo tardi per risolvere il problema. Un buon rilievo non contiene richieste, e non necessariamente una proposta di correzione e tanto meno la soluzione, ma sicuramente deve essere puntuale e circostanziato.
5. Essere tempestivi nel riconoscere i meriti e gratificare
La gratificazione è un volano per il raggiungimento di nuovi traguardi. Quindi è importante assicurarsi di comunicare sempre e con chiarezza il proprio apprezzamento rispetto a tutto ciò che costituisce un apporto positivo al progetto. Parlare di ciò che sta andando bene può essere costruttivo almeno quanto discutere di ciò che non va.
Lo Staff di PME
Project Management Europa è Licensed Affiliate Partner di E-quality Italia, A.T.O. accreditata da APMG International.
I corsi di formazione PRINCE2® sono erogati in associazione con E-quality Italia.
PRINCE2® is a registered trade mark of AXELOS Limited, used under permission of Axelos Limited. All rights reserved.
The PRINCE2 Licensed Affiliate logo is a trade mark of AXELOS Limited, used under permission of Axelos Limited. All rights reserved.
Project Management Europa S.r.l. è Authorized Training Partner di VMEdu e SCRUMstudy e Registered Education Provider di SCRUMstudy.
Scrumstudy, SFC, SDC, SMC, SPOC, SAMC, SBOK sono marchi registrati di VMedu Inc.
PME fornisce servizi di consulenza orientati all’obiettivo e a costi realmente sostenibili a supporto dei progetti di cambiamento aziendale, oltre a corsi di formazione in Project Management di tipo tradizionale e agile, a favore di aziende e anche individuali, nella modalità a distanza o nella innovativa formula virtual classroom. Se desideri avere ulteriori informazioni scarica la nostra brochure, consulta la nostra offerta formativa, oppure contattaci.
I contenuti del nostro blog, salvo esplicita diversa indicazione con citazione della fonte, sono tutti originali e provengono dal bagaglio di conoscenze, competenze ed esperienze del nostro gruppo di lavoro.
* Adam Connor e Aaron Irizarry, “Discussing Design”
Non è improprio affermare che dare un feedback corretto rappresenta una vera e propria arte e costituisce un grande valore aggiunto nella gestione di un progetto. Ma si tratta di un attività tutt’altro che facile.
Bisogna essere specifici e puntuali senza essere prepotenti, guidare il progetto senza “manovrarlo”, evitare con cura errori di leggerezza: una risposta sbagliata può “avvelenare” un progetto più velocemente e irrimediabilmente di molte altre circostanze all’apparenza più gravi. Il feedback che diamo – e il modo in cui lo diamo – possono fare la differenza tra un progetto di cui tutti vanno fieri e un progetto che tutti desidererebbero non aver mai iniziato.
Le riflessioni che seguono possono essere di aiuto per cercare di migliorare la qualità del nostro feedback:
1. Non perdere mai di vista l’obiettivo
Uno degli aspetti più difficili del feedback è capire da dove cominciare. Spesso accade che le emozioni e i gusti personali si mescolino al pensiero critico. Un ottimo punto di partenza per un feedback efficace può essere offerto dalla risposta a queste quattro domande*:
a. Qual è l’obiettivo del progetto?
b. Quali elementi del progetto sono legati all’obiettivo?
c. Questi elementi sono efficaci nel raggiungimento dell’obiettivo?
d. Perché si o perché no?
L’utilizzo di questo semplice schema aiuta a lasciar fuori le proprie emozioni in modo da poter focalizzare l’attenzione sul dare risposte obiettive, orientate agli obiettivi e, soprattutto, utili.
2. Non basarsi sull’idea del “lo saprò quando lo vedo”
“Lo saprò quando lo vedo” significa semplicemente “Non ho idea di quello che voglio” e impedisce di concentrarsi criticamente sull’obiettivo ultimo del progetto. Il rimedio a questo problema è duplice: a. cercare di entrare nel progetto con un quadro il più chiaro possibile di ciò che si vuole e perché lo si vuole; b. affrontare il progetto sempre con la consapevolezza che il prodotto finale non sarà mai esattamente quello che si aveva in mente.
3. Essere specifici
L’uso delle parole a volte può essere ingannevole, perché una buona parte del messaggio che passa dai termini linguistici viene inviato e recepito in maniera diversa in base alle differenti sensibilità del mittente e del ricevente. Per questo può essere utile includere esempi a proposito di ciò di cui si sta parlando o, in determinati contesti e situazioni, perfino immagini rappresentative di quello che si vuole comunicare.
4. Fare i propri rilievi al momento giusto
Un feedback efficace include ovviamente ove necessario anche i rilievi su cosa è sbagliato, ciò che manca, ciò che non è chiaro, ciò che non ha senso, ma questi rilievi devo essere offerti in un momento opportuno, non quando è troppo tardi per risolvere il problema. Un buon rilievo non contiene richieste, e non necessariamente una proposta di correzione e tanto meno la soluzione, ma sicuramente deve essere puntuale e circostanziato.
5. Essere tempestivi nel riconoscere i meriti e gratificare
La gratificazione è un volano per il raggiungimento di nuovi traguardi. Quindi è importante assicurarsi di comunicare sempre e con chiarezza il proprio apprezzamento rispetto a tutto ciò che costituisce un apporto positivo al progetto. Parlare di ciò che sta andando bene può essere costruttivo almeno quanto discutere di ciò che non va.
Lo Staff di PME
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Scrumstudy, SFC, SDC, SMC, SPOC, SAMC, SBOK sono marchi registrati di VMedu Inc.
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* Adam Connor e Aaron Irizarry, “Discussing Design”
