“SISTEMI DI GESTIONE, UNO SPUNTO AL MESE: LE VOCI DEI PROFESSIONISTI”

Per la nostra rubrica “Le voci dei Professionisti” prosegue la serie dedicata a tematiche e spunti sui sistemi di gestione, curata dall’Ing. Andrea Saviano, che in questo articolo ci fornisce il suo interessante punto di vista sugli assessment e sulla loro utilità. Buona lettura! 

Ho più di un buon motivo per non fare gli assessment!

Fare un elenco di scomode verità (cose che non vanno) è la via migliore per essere odiati da tutti

Essere fraintesi è fonte più di problemi che di soluzioni

Punire è educare o educare è qualcosa di molto più esteso che il solo punire?

Inizio con questo dilemma, perché in molti odiano essere sottoposti a un audit e molti sono coloro che non apprezzano un assessment. Già questo, da solo, è un ottimo motivo per smettere di fare audit e di fare assessment!

Se ci pensiamo bene, a scuola quasi tutti gli studenti odiano le interrogazioni e l’idea di ricevere un voto non è spesso una cosa apprezzata dagli alunni. All’università tutti vivono con ansia il fatto di dover sostenere un esame. Inoltre, non bastasse tutto ciò, il voto non esprime l’impegno profuso, ma l’apparente risultato di tale impegno sotto forma di apprendimento.

Il punto è che si finisce per scambiare il prendere una sufficienza con l’aver appreso. Cosicché lo scopo della scuola diventa essere promossi e non “padroni” consapevoli delle materie apprese.

Io utilizzo sempre un esempio matematico. Posso spiegare le frazioni, il minimo comune multiplo e il massimo comune divisore, ma per verificare il corretto apprendimento di uno studente la domanda sbagliata è chiedere semplicemente chi sia più grande tra 11/18 e 5/8. Questo approccio spinge verso la soluzione meccanica del problema, non permette di verificare l’apprendimento dei concetti base.

Essere “padroni” dei concetti base significa saper utilizzare quei concetti anche per risolvere problemi mai visti o non noti. Un quesito migliore potrebbe essere quello di dimostrare con almeno tre approcci differenti chi sia maggiore tra 11/18 e 5/8.

Pensateci su… poi continuate la lettura.

Il ciclo di accertamento di un assessment

Un assessment è un ciclo di verifica basato su più fasi:

• un audit (scindibile in più tipologie di audit) per la raccolta delle evidenze oggettivabili; 
• un’analisi degli elementi in ingresso e una sintesi dello stato attuale;
• la formulazione di varie ipotesi e di eventuali antitesi relative ai fattori che hanno influenzato l’esito dell’audit;
• l’esposizione dei risultati a tutte le parti interessate tramite processo di oggettivazione;
• la costruzione e condivisione di un piano di intervento basato su:
  • possibili contromisure,
  • priorità,
  • risorse disponibili.
• l’individuazione di opportuni indicatori al fine di costruire un sistema di controllo in grado di misurare aspetti:
  • economico-finanziari,
  • prestazionali (in termini di processi operativi),
  • di gestione della capacità disponibile (risorse sia tangibili sia intangibili).

Durante la fase di audit si ricercano:

• dati (quantitativi e qualitativi),
• dati di fatto ed evidenze oggettive;
• riscontri fattuali e verifiche di affidabilità di quanto raccolto.

Attenzione a non trascurare quest’ultimo elemento, il rischio è quello di prendere delle cantonate.

I dati per essere “buoni” devono essere:

• ritenuti affidabili (verificabili e utilizzabili) da parte di tutti;
• oggettivabili, così da esprimere ipotesi (letteralmente: “ciò su cui si regge una tesi”) e non opinioni personali;
• trasformabili in azioni di cui si possono misurare i risultati.

ATTENZIONE: rammentate il fatto che le aziende sono piene di persone suscettibili e permalose! Un assessment dovrebbe mostrare cosa “non funziona” non di chi “non funziona”, in particolare deve dare enfasi al potenziale che si potrebbe “liberare”, alle opportunità che si possono cogliere, al vantaggio competitivo che si potrebbe creare.

Non mettetevi spalle al muro di fronte al plotone di esecuzione

L’esposizione di un assessment va preparata con cura. Prima di presentare i risultati bisogna avere cura di preparare le persone a ciò che verrà presentato. Bisogna condividere il glossario e bisogna tradurre le forme dialettali che ogni funzione aziendale utilizza (il vizio assai diffuso di parlare per acronimi incomprensibili). Un assessment serve per spiegare – non per esporre – i fatti. Un assessment mostra i flussi di cassa, il fabbisogno finanziario di funzionamento, il ritorno economico dei costi sostenuti sia a breve ciclo monetario sia a ciclo più lungo (tutto ciò che, essendo un beneficio pluriennale, prevede un punto di pareggio e un piano di ammortamento).

Chi redige un assessment deve esibire una multi-culturalità sistemica (deve conoscere nei dettagli tutti i processi aziendali non essendo né uno specialista né un generalista, ma una via di mezzo tra le due cose).

Un assessment deve allineare (o, casomai, riallineare) le figure manageriali. Mai e poi mai le deve far scontrare (non si tratta di aver ragione o torto, si tratta di comprendere lo stato dell’arte).

Chi presenta l’assessment lo deve proiettare su un muro, deve mettere il “pubblico” in piedi di fronte al muro, deve presentare l’assessment avendo cura di essere in mezzo al pubblico e non spalle al muro e di fronte a un plotone di esecuzione.

Concludendo

È facile comprendere che un buon assessment è affilato come un bisturi e permette di effettuare biopsie (non autopsie, mi raccomando!). Aldilà di confermare o confutare eventuali patologie si pone l’obiettivo di fornire una terapia, la quale può consistere in una serie di buone regole per un sano stile di vita, la somministrazione di medicinali oppure l’esecuzione di un intervento di chirurgia. In tutti i casi non deve essere un dramma!

Non si viene promossi o bocciati. Non ci sono giudici, testimoni e imputati. Se ci sono errori, sono errori in buona fede e, se non fossero in buona fede, è necessario comprendere, innanzitutto, cosa possa aver portato un’organizzazione a sviluppare azioni di sabotaggio interno.

L’assessment è uno strumento neutrale per progredire in organizzazioni che preferiscono imparare dai propri errori (e non solo da quelli) piuttosto che nasconderli sotto il tappeto, negarne l’esistenza o instaurare un regime di terrore da corte dell’inquisizione.

Tuttavia, senza un lavoro preliminare di sviluppo della cultura dell’assessment, questo strumento rischia di diventare un pericoloso boomerang per chi lo effettua e lo presenta.

Scordavo… il problema 11/18 e 5/8 in maniera meccanica si risolve con il minimo comune multiplo e il denominatore comune (18 = 2×32 e 8 = 23 per cui mcm = 23×32 e, conseguentemente, 11/18 = 44/72 e 5/8 = 45/72 quindi 5/8 > 11/18), un’altra via è quella di moltiplicare i numeratori per i denominatori complementari 11×8 = 88 e 5×18 = 90 in cui il denominatore sarebbe 144, quindi ancora 5/8 > 11/18), un’altra via ancora è quella di notare che le due frazione sono poco più grandi di 1/2 e la comparazione si può ridurre tra 1/9 e 1/8 (11/18 − 9/18 = 11/18 − 9/18 = 2/18 = 1/9 e 5/8 − 1/2 = 5/8 − 4/8 = 1/8). Questi tre differenti approcci dimostrano una piena comprensione di cosa siano le frazioni.

Se volete approfondire come svolgere un assessment, come oggettivare le evidenze rilevate, come presentare i risultati tramite l’esposizione di casi reali di studio… discutiamone!