Il coinvolgimento degli stakeholder come parte integrante della gestione dei progetti

Come ormai molti se non tutti sanno, gli stakeholder – o portatori di interesse – sono tutti quei gruppi che influenzano e/o sono influenzati dalle attività di un’organizzazione, dai suoi prodotti o servizi e dai relativi risultati di performance.
Le organizzazioni sia private che pubbliche hanno raggiunto una tale consapevolezza dell’importanza del coinvolgimento degli stakeholder al punto che questo è stato fatto oggetto di uno studio approfondito e di un processo apposito sempre più sofisticato.
Lo Stakeholder Engagement è l’impegno a far proprio il principio dell’inclusività, il che significa riconoscere agli stakeholder il diritto ad essere ascoltati ed accettare l’impegno, come organizzazione, di dare conto della propria attività e delle proprie scelte.
Si può dire che il concetto ha attraversato tre fasi “evolutive”:
• in un primo stadio, il concetto si traduceva in un dialogo sollecitato da condizionamenti esterni e focalizzato a risolvere questioni specifiche;
• successivamente è stato interpretato come coinvolgimento finalizzato alla gestione del rischio e alla comprensione degli interlocutori chiave delle organizzazioni;
• la terza e attuale fase vede lo stakeholder engagement come coinvolgimento strategico sui temi della sostenibilità.
Va precisato che il termine inglese “engagement” evoca senz’altro il significato di “coinvolgimento”, ma allo stesso tempo rimanda al concetto del “dedicarsi, occuparsi” degli interlocutori con cui un’organizzazione instaura relazioni.
I principi guida sono così riassumibili:
• Inclusività: essere consapevoli del diritto di tutti gli stakeholder (anche quelli “senza voce”) ad essere ascoltati e dare loro conto delle proprie attività;
• Significatività: sapere che cosa è importante per l’azienda e per gli stakeholder;
• Completezza: comprendere e gestire in profondità tutti gli impatti concreti dell’attività d’impresa e i relativi punti di vista degli stakeholder;
• Capacità di risposta: garantire una risposta adeguata

Stakeholder engagement significa e implica dunque:
• Avviare un processo di dialogo e comunicare interattivamente
• Confrontarsi per verificare le aspettative e per impostare o rivedere politiche e strategie
• Essere disponibili ad integrare le aspettative rilevanti nella strategia d’impresa
• Prendere impegni e realizzare iniziative volte a fornire concretamente delle risposte agli stakeholder coinvolti
Al contrario non significa e non deve significare:
• Realizzare sondaggi
• Effettuare pubbliche relazioni
• Comunicare unidirezionalmente
• Una forma istituzionale di consultazione e/o negoziazione

Per fare in modo che il processo dia risultati utili in termini di apprendimento organizzativo è necessario individuare criteri di selezione che garantiscano la rappresentatività ed inclusività degli stakeholder.
Perché il processo di stakeholder engagement sia realmente vissuto all’interno dell’organizzazione e sia quindi efficace come strumento di gestione è poi indispensabile il commitment del Top Management.
La pianificazione strategica dell‘attività di coinvolgimento richiede di:
• Definire gli obiettivi strategici del coinvolgimento
• Identificare gli stakeholder e le aree critiche della relazione
• Stabilire le priorità (stakeholder/temi da indagare)
Portare lo stakeholder engagement all’interno della gestione dei progetti significa integrare il processo nel ciclo di vita del progetto stesso e trasformare gli stakeholder da spettatori in attori: sono loro, in ultima analisi che, accompagnati da un valido team di Project Management, devono scrivere e firmare il successo dell’iniziativa. L’approccio si basa, quindi, secondo la visione di PME, sulla focalizzazione di una variabile fondamentale del processo classico di pianificazione: la gestione degli stakeholder.La centralità di questa dimensione di analisi e di controllo, tramite un approccio specifico e dedicato, garantisce il rilascio di soluzioni più accettate, più efficienti e, in ultima analisi, con più valore per l’intera organizzazione.

• Individuazione di tutti gli Stakeholder impattati dal progetto o dal servizio da implementare;
• Identificazione delle aspettative di ogni categoria di Stakeholder individuata;
• Condivisione dei Criteri e delle Metriche oggettive per la misurazione del costante successo dell’iniziativa per ogni categoria di Stakeholder.

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Lo Staff di PME