Sesto appuntamento con la serie di articoli dedicati all’approfondimento della PMBOK®Guide 8th Edition, curati dalla Dott.ssa Sabrina Scaroni, PMI® Authorized Training Partner Instructor.

La pubblicazione è scaricabile gratuitamente dai soci del PMI in formato PDF e in lingua inglese a questo link .

Buona lettura!

PMBOK® Guide 8th Edition: comprendere la Guide per comprendere l’evoluzione del Project Management moderno

Nei precedenti articoli abbiamo analizzato la prima parte della PMBOK® Guide Eigh Edition, lo Standard for Project Management.

Abbiamo visto come il nuovo Standard rappresenti il fondamento concettuale dell’intero framework, introducendo principi, comportamenti e orientamenti destinati a guidare il modo di pensare e di agire dei professionisti di progetto, definendo il mindset.

Esaminiamo ora la seconda parte, la Guide vera e propria, che traduce quel mindset in un framework operativo utilizzabile nella gestione quotidiana dei progetti.

È proprio all’interno della Guide che emergono le scelte più interessanti effettuate dal PMI, scelte che sembrano rispondere a una delle principali osservazioni formulate da practitioner, PMO e organizzazioni dopo la pubblicazione della settima edizione.

La PMBOK® Guide 7th Edition aveva introdotto una visione moderna, sistemica e fortemente orientata al valore.

Molti professionisti, tuttavia, avevano percepito una riduzione dei riferimenti operativi che per anni avevano costituito un importante punto di supporto nella gestione dei progetti.

La nuova Guide sembra quindi perseguire un obiettivo ambizioso: mantenere l’adattabilità e la flessibilità introdotte dalla settima edizione, recuperando al contempo una maggiore leggibilità e concretezza operativa.

La PMBOK® Guide 8th Edition non rappresenta infatti un ritorno alla sesta edizione, quanto piuttosto il tentativo di costruire una sintesi tra due visioni apparentemente opposte:

Quella più “disciplinata” della PMBOK® Guide Sixth Edition;

Quella fortemente adattiva e orientata al valore della PMBOK® Guide 7th Edition.

Per comprendere la portata di questa evoluzione è necessario analizzare in dettaglio la struttura della Guide e il ruolo assegnato ai nuovi Performance Domains.

Il rapporto fra lo Standard e la Guide

La Guide descrive gli ambiti di attenzione manageriale, le attività, i processi e gli strumenti che consentono di trasformare i principi in risultati concreti.

I principi devono essere tendenzialmente “stabili” nel tempo; le modalità operative, invece, devono poter evolvere insieme ai contesti organizzativi, alle tecnologie, alle modalità di delivery e ai modelli di governance.

La Guide è organizzata attorno a quattro componenti principali:

• Performance Domains;
• Tailoring;
• Inputs and Outputs;
• Tools and Techniques.

La Guide separa intenzionalmente il “cosa gestire” dal “come gestirlo”.

In questo senso la Guide rappresenta il collegamento tra il livello concettuale dello Standard e la gestione concreta del progetto. I principi definiscono il quadro di riferimento entro cui prendere decisioni coerenti; la Guide fornisce invece gli elementi che aiutano il Project Manager a tradurre tali principi in comportamenti, pratiche e scelte operative.

Dai Performance Lenses agli Operating Domains

Va detto che i performance domains erano stati introdotti già nella settima edizione, per cui, per comprendere davvero l’evoluzione introdotta dalla nuova Guide, è utile confrontare la logica dei domini della settima edizione con quella proposta dall’ottava.

I Performance Domains della PMBOK® Guide Seventh Edition funzionavano principalmente come lenti interpretative. Aiutavano il Project Manager a osservare il progetto come un sistema interconnesso.

La nuova Guide introduce una prospettiva diversa. I domini non sono più soltanto strumenti di osservazione, diventano veri e propri domini operativi di gestione. L’attenzione si sposta dall’osservazione delle condizioni di successo alla gestione concreta degli elementi che influenzano tali condizioni.

La domanda cambia: “Quali ambiti devo presidiare attivamente per garantire il successo del progetto?”

I domini diventano quindi più facilmente traducibili in responsabilità, attività, meccanismi di controllo, governance, reporting, processi decisionali.

La PMBOK® Guide Seventh Edition aveva introdotto Performance Domains caratterizzati da una forte astrazione concettuale. La nuova Guide introduce domini che risultano immediatamente riconoscibili ai professionisti del project management, ambiti che richiamano direttamente ciò che i Project Manager gestiscono ogni giorno.

Le organizzazioni, tramite i Project Management Office e i Project Manager, hanno costruito e continuano a costruire framework organizzativi attorno a concetti quali tempi, costi, rischi, stakeholder, risorse e governance.

La nuova Guide recupera una struttura che dialoga in modo molto naturale con questi modelli di gestione, cercando di ristabilire un equilibrio tra astrazione e pratica, tra adattabilità e controllo, tra principi e gestione operativa.

La struttura interna dei domini di performance

Tutti i domini seguono una struttura comune composta da cinque elementi:

• Key Concepts
• Processes
• Tailoring Considerations
• Interactions With Other Domains
• Check Results

Questa struttura riflette una precisa logica di utilizzo:

• I Concetti Fondamentali aiutano a comprendere il dominio
• I Processi trasformano la comprensione in attività
• Le Considerazioni sul tailoring guidano l’adattamento
• Le interazioni con gli altri domini evidenziano le interdipendenze
• La sezione Check Results consente di verificare l’efficacia delle azioni intraprese

La sequenza può essere letta come:

Comprendere → Agire → Adattare → Integrare → Verificare

Questa struttura contribuisce in modo significativo alla maggiore usabilità della Guide, che si pone come uno strumento volto a supportare il professionista nel trasformare i concetti in comportamenti manageriali.

I sette Performance Domains

La PMBOK® Guide Eighth Edition identifica sette domini di prestazione:

• Governance
• Scope
• Schedule
• Finance
• Resources
• Stakeholders
• Risk

Questi domini mostrano immediatamente una caratteristica interessante: sono organizzati attorno alle principali responsabilità manageriali del Project Manager.

1. GOVERNANCE

Il Governance Performance Domain rappresenta il sistema di direzione e controllo del progetto.

Garantisce l’allineamento con strategia, portfolio e programmi, supporta i processi decisionali, disciplina le escalation e assicura che il progetto rimanga coerente con gli obiettivi organizzativi.

La governance non è un dominio tra gli altri. È il dominio che integra tutti gli altri. Riprende il concetto della vecchia knowledge area di gestione dell’integrazione, ma lo “eleva” ad un livello più strategico, che lo pone come elemento di connessione dell’intero framework.

2. SCOPE

Lo Scope Performance Domain riguarda la definizione dei confini del progetto e dei risultati attesi.

Presidia requisiti, deliverable, criteri di accettazione e meccanismi di controllo delle modifiche. Più che una semplice definizione del lavoro da svolgere, lo scope rappresenta il collegamento tra il valore atteso e ciò che il progetto produrrà concretamente.

3. SCHEDULE

Lo Schedule Performance Domain organizza temporalmente il lavoro. Rende visibili dipendenze, milestone, sequenze operative e vincoli temporali.

La schedulazione non si esaurisce in un mero cronoprogramma, ma è un sistema di coordinamento e sincronizzazione delle attività.

4. FINANCE

Il Finance Performance Domain rappresenta una delle novità più evidenti della nuova Guide, nel senso che il cambio del nome rispetto alla vecchia knowledge area dei Costi, non è puro restyling, ma una scelta di direzione: costi, budget, finanziamenti, investimenti e performance economiche vengono riuniti all’interno di un dominio specifico, rafforzando il collegamento tra gestione del progetto e generazione del valore.

5. RESOURCES

Il Resources Performance Domain presidia capacità, disponibilità, competenze e vincoli delle risorse necessarie alla realizzazione del progetto.

La sua attenzione non è limitata alle persone, ma comprende tutte le capacità necessarie per produrre i risultati attesi.

6. STAKEHOLDERS

Lo Stakeholders Performance Domain riguarda l’identificazione, il coinvolgimento e l’allineamento degli attori che influenzano o sono influenzati dal progetto.

La sua finalità non è semplicemente comunicare, ma anche costruire consenso, favorire l’adozione del cambiamento e sostenere la generazione dei benefici.

7. RISK

Il Risk Performance Domain presidia la gestione dell’incertezza.

Minacce e opportunità vengono continuamente identificate, valutate e monitorate. La gestione dei rischi è un processo decisionale continuo che accompagna l’intero progetto.

I Performance Domains dell’Ottava Edizione sono più vicini alle Knowledge Areas della Sesta che ai Domains della Settima?

Pur con tutte le differenze concettuali che caratterizzano la nuova Guide, è difficile non riconoscere una maggiore vicinanza dei nuovi Performance Domains alle tradizionali Knowledge Areas della sesta edizione rispetto ai domini introdotti dalla settima. I sette performance domains, anche se in alcuni casi hanno subito un cambio di denominazione, sono tutti ambiti immediatamente riconoscibili da chiunque abbia utilizzato la PMBOK® Guide Sixth Edition.

Naturalmente non si tratta di una semplice riproposizione delle vecchie Knowledge Areas, perché l’approccio e la logica di utilizzo sono diversi. Le Knowledge Areas erano fortemente orientate all’organizzazione dei processi di Project Management, mentre gli attuali Performance Domains identificano aree di presidio manageriale che devono essere governate in modo continuo e integrato. La prospettiva è quindi più sistemica e meno procedurale.

Tuttavia, rispetto ai domini introdotti dalla settima edizione, quelli della PMBOK® Guide 8th Edition, pur condividendo lo stesso nome, risultano, come già evidenziato, molto più immediatamente riconducibili alle responsabilità operative del Project Manager, contribuendo a recuperare quella concretezza che molti professionisti ritenevano essenziale.

La nuova Guide mette insieme entrambe le prospettive precedenti, cercando di integrarne i rispettivi punti di forza: più concreta della settima, più adattiva della sesta. Più orientata all’azione rispetto alla settima, meno prescrittiva rispetto alla sesta.

Perché sette domini e non dieci?

Abbiamo già evidenziato come sia difficile non cogliere un forte parallelismo tra le tradizionali Knowledge Areas, che hanno caratterizzato la PMBOK® Guide fino alla Sixth Edition, e i nuovi Performance Domains introdotti nell’Ottava Edizione. Sarebbe tuttavia riduttivo interpretare questa evoluzione come un semplice ritorno al passato. Pur recuperando una maggiore concretezza operativa e una struttura più immediatamente riconoscibile per i practitioner, la nuova Guide mantiene l’approccio sistemico, orientato al valore e adattivo introdotto dalla Settima Edizione. Anche la riduzione del numero delle aree di presidio, da dieci Knowledge Areas a sette Performance Domains, riflette questa diversa impostazione concettuale.

Alcune aree sono state infatti assorbite o riposizionate all’interno del framework.

La Quality Management Knowledge Area, ad esempio, non compare più come dominio autonomo, perché la qualità viene trattata come elemento trasversale del framework, richiamato sia nei principi sia nelle pratiche di gestione. Questa scelta richiama l’approccio delle moderne norme e linee guida manageriali, nelle quali la qualità non rappresenta una funzione separata ma una caratteristica intrinseca dei processi e dei risultati.

Anche la gestione delle comunicazioni non compare più come dominio autonomo. In questo caso sembra riconoscersi che la comunicazione non costituisce un fine in sé, ma uno strumento attraverso cui coinvolgere, influenzare e allineare le persone. Non sorprende quindi che tale dimensione venga assorbita all’interno dello Stakeholders Performance Domain.

Infine, la gestione dei Procurement non è stata eliminata, ma trattata separatamente come una appendice della Guide. La scelta appare coerente con la crescente consapevolezza che gli approvvigionamenti rappresentano spesso una funzione organizzativa trasversale, governata da strutture aziendali dedicate e non esclusivamente dal Project Manager.

La nuova Guide propone quindi una diversa aggregazione delle responsabilità manageriali.

PMBOK® Guide 6, 7 e 8: tre visioni a confronto

In conclusione, si può affermare che la PMBOK® Guide Eighth Edition sembra voler costruire un nuovo equilibrio tra struttura e adattabilità, tra disciplina e flessibilità. È probabilmente in questa capacità di integrare prospettive differenti che risiede la sua caratteristica più interessante.

La struttura interna dei Performance Domains solleva peraltro ulteriori interrogativi: come dobbiamo interpretare la reintroduzione dei processi e quale ruolo svolgono all’interno dei Performance Domains? Come si concilia questo ritorno con la forte enfasi posta sul Tailoring?

Cercheremo di rispondere a queste domande nel prossimo articolo.

Sabrina Scaroni

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