Il Project Management come fattore critico di successo nello sport

Al di là dei tratti comuni che caratterizzano tutti i progetti (unicità, temporaneità, obiettivi di performance, numero di attività complesse e/o interdipendenti svolte utilizzando uno sforzo congiunto di un gruppo di risorse), l’universo dei progetti risulta essere estremamente articolato e differenziato al suo interno. Alla luce delle disomogeneità che lo caratterizzano, trova sempre più consensi in letteratura la proposta di superamento di un modello unico di Project Management e l’accoglimento di un Project Management contingente e contestuale che applichi i tradizionali strumenti di pianificazione e controllo ai progetti meno complessi ma che sappia anche integrare questi strumenti con nuove strategie di governance quando l’incertezza collegata al progetto supera una soglia limite.
In questa presa d’atto della eterogeneità dell’universo dei progetti si inserisce senza dubbio la consapevolezza della possibilità di applicare i principi, gli strumenti e le tecniche di Project Management a tutti i settori del vivere civile, quali ad esempio la scuola e lo sport.
L’evento sportivo rappresenta uno strumento versatile e poliedrico, idoneo a perseguire una molteplicità di obiettivi economici e sociali facenti capo ad una miriade di soggetti, pubblici e privati che costituiscono gli stakeholder dell’evento:
– i produttori di sport (atleti, associazioni, società sportive);
– i distributori di sport (mass media, gestori di impianti, istituzioni formative e culturali);
– coloro che supportano a vario titolo lo sport (sponsor, istituzioni nazionali e locali);
– gli utenti di sport (spettatori, partecipanti all’evento).
Volendo dare una definizione del termine “evento”, si può dire che la più diffusa appare quella che interpreta gli eventi come avvenimenti, programmati o meno, che hanno una durata limitata e nascono con una specifica finalità.
Nello specifico, l’evento sportivo programmato si può qualificare come una tipologia di progetto caratterizzato da un grado di incertezza strutturale (cioè legata alla complessità) che può raggiungere anche livelli elevati per i mega-eventi quali le Olimpiadi, abbinato a un basso grado di incertezza di tipo “conoscitivo”, dal momento che obiettivi, metodi e conoscenze necessari per la gestione del progetto possono essere chiaramente definiti a priori.
L’evento sportivo, dunque, diventa terreno fertile per l’applicazione delle tecniche gestionali più tradizionali del Project Management: per coloro che organizzano eventi sportivi la principale sfida è rappresentata dalla capacità di progettazione e gestione di una manifestazione in ambito sportivo, riuscendo a raggiungere gli obiettivi definiti in sede di ideazione dell’evento stesso e, al tempo stesso, rispettando i vincoli di costo e di tempo definiti con i vari committenti.
L’ideazione, l’attivazione, le tecniche di gestione di un evento – dalle fasi di progettazione al reperimento delle risorse economiche, dai rapporti con le istituzioni alla gestione delle risorse umane – rappresentano aspetti da sviluppare con estrema professionalità. Le difficoltà maggiori, nell’applicazione sportiva, sono costituite di solito sia dalla mancanza di processi e di procedure ben strutturate, sia dalla non applicazione di metodologie capaci di analizzare, selezionare, prioritizzare, coordinare, misurare, valutare e controllare le diverse fasi di progetto. Uno degli aspetti più delicati della gestione del progetto sportivo è poi rappresentato dagli stakeholder, in conseguenza del fatto che questo tipo di evento costituisce un’area di business estremamente frammentata in una molteplicità di soggetti appartenenti a settori diversi. Occorre considerare tutti gli attori coinvolti nell’organizzazione e nella fruizione dell’evento o indirettamente interessati ai risultati complessivi o parziali dell’evento: il breve elenco cui si è fatto cenno più sopra dà un’idea del “volume” di soggetti a vario titolo raggiunti.
Il Project Management, attraverso i suoi strumenti e le sue metodiche, garantisce agli organizzatori e ai gestori di eventi sportivi un approccio concreto e innovativo alla definizione, progettazione e realizzazione di un evento sportivo, individuando inoltre, nell’ambito dell’organizzazione dell’evento stesso, gli “snodi” attraverso i quali è possibile generare valore e gestire gli inevitabili rischi che si possono avere in un qualsiasi progetto.
Volendo estendere la “prospettiva progettuale”, si potrebbe inoltre dire che perfino la prestazione del singolo atleta può essere vissuta come un progetto semplice, perché ne ha i requisiti essenziali: l’unicità, la temporaneità, gli obiettivi che passano dalla ideazione di una strategia, i vincoli legati alle risorse “personali”, il lavoro di squadra (anche in uno sport individuale, ci sarà comunque lo sforzo congiunto quanto meno dell’atleta e del proprio preparatore/tecnico, nonché della società per cui gareggia). Gli “schemi” nel calcio o nella pallavolo, la valutazione e preparazione di strategie di risposta nella scherma o nella boxe, la programmazione della distribuzione delle forze fisiche in una maratona, e così via, sono tutti elementi di pianificazione, di valutazione dei rischi, in altri termini applicazione – magari inconsapevole – di principi e tecniche di Project Management. Una conoscenza reale e intenzionale di questa disciplina potrebbe quindi costituire un valido supporto anche al raggiungimento di prestazioni agonistiche di successo.

Lo Staff di PME