“SISTEMI DI GESTIONE, UNO SPUNTO AL MESE: LE VOCI DEI PROFESSIONISTI”

Per la nostra rubrica “Le voci dei Professionisti” prosegue la serie dedicata a tematiche e spunti sui sistemi di gestione, curata dall’Ing. Andrea Saviano, che in questo articolo ci fornisce il suo interessante punto di vista sugli audit e sulla loro utilità. Buona lettura! 

Sai cogliere le offerte 3×1 in azienda?

Offerta paghi 1 prendi 3: come effettuare contemporaneamente audit di prodotto, processo e sistema

Un audit come processo di auto-valutazione

All’inizio era il caos e alla fine… pure.

Questa è la genesi e l’apocalisse di molti audit aziendali. Soprattutto quando l’audit è simile all’ausiliare del traffico che controlla se il tagliando del parcheggio a pagamento sia o no scaduto da 5 minuti. Quell’approccio che io definisco come il “punirne 1.000 per non educarne nemmeno 1”. Quell’uno, solitamente, è il tizio che parcheggia sempre in divieto di sosta e che non viene mai multato, perché gli ausiliari girano sempre e solo per le zone in cui il parcheggio è a pagamento.

Sono quegli audit di terza parte in cui l’auditor segna con la penna rossa la data sbagliata su un documento la cui importanza a sistema è irrilevante.

Sono quegli audit di seconda parte in cui l’auditor segna con la penna rossa che il fornitore non ha chiuso a chiave la zona di confinamento dei prodotti non conformi.

Sono quegli audit di prima parte in cui si consuma l’eterna faida tra “operativi” e “qualità”.

Sono quegli audit che non creano “valore” ma solo un succedersi di insensate idiozie in cui tutti mentono sapendo di mentire. Sono quegli audit in cui gli intervistati sembrano gli studenti che non avendo studiato raccontano al docente di turno che il cane gli ha mangiato i compiti, che è morta per l’ennesima volta la nonna o che c’erano le cavallette ma che… il fatto che non hanno potuto studiare e sono impreparati non è assolutamente colpa loro (in perfetto stile Belushi in “The blues brothers“).

Invece, l’audit dovrebbe essere un momento di confronto come lo è il portare i risultati di un check-up dal proprio medico di fiducia, una persona oltremodo caratterizzata da uno stile di vita esemplare fatta di sonno regolare, cibo sano e nutriente, attività fisica moderata ma abituale, cure e attenzione per il proprio corpo e la propria mente (in modalità “chi è senza peccato scagli la prima pietra”).

Bastano poche briciole, il minimo indispensabile…

Nella versione animata da Walt Disney de “Il libro della Jungla” l’orso Baloo spiega la sua visione della vita al piccolo cuccio d’uomo Mowgli con una canzone emblematica il cui testo lo potrebbe aver scritto Vilfredo Pareto: “Mi bastan poche bricciole, il minim indispensabile…“.

Un sistema imperfetto non diventa perfetto per “grazia ricevuta”, ma nella sua imperfezione (dovuta a una serie di fattori contingenti come la limitatezza delle risorse) può, perlomeno, gestire al meglio il poco che permette alla “baracca” di stare in piedi.

Il “poco che conta” sono le “aree d’affari strategiche”, cioè non tutto ciò che l’azienda fa, ma un numero limitato di “ottimi” prodotti e di “buoni” clienti che – congiuntamente – fanno guadagnare. Il resto, spesso, è un inutile affannarsi in gestioni inefficienti che invece di generare utili realizzano perdite (una perdita può essere “voluta e pianificata”, ma in tal caso è, come vedremo in altri articoli, un “investimento” a servizio di una strategia).

Attenzione, non sto parlando di fatturati, ma di profitti e, quindi, di marginalità.

Tutta l’organizzazione dovrebbe essere allineata su questo scopo, perché gli stipendi arrivano da quelle aree d’affari, non dal cielo e per decreto legge.

Tutta l’organizzazione si allinea se i numeri, specialmente quelli in euro, sono visibili. Renderli invisibili genera sospetto. Renderli invisibili distrugge la fiducia. Renderli invisibili vuol dire che qualcuno vuole avere il vantaggio di manipolare le persone. Con il paradosso che i dati di bilancio delle società di capitali (disponibili a tutti) sono noti a tutti tranne che ai maggiori portatori di interesse.

Non sapere:

• concentrare gli sforzi dove necessario (ricordarsi che sono i costi a creare redditività sotto forma di ritorno d’investimento o nel venduto o negli asset);
• non capire quando, invece di avanzare (inseguire i fatturati ampliando la struttura), è necessario coprire i fianchi (proteggere le aree d’affari a grande marginalità, limitando i costi fissi),

sono non solo le due principali cause di sconfitta di tutte le battaglie, ma anche, si veda il testo tra parentesi, l’origine dei peggiori disastri finanziari di molte aziende.

L’audit è sempre sistemico se non lo è non è un audit

Quindi, non possiamo isolare i prodotti dalle aree d’affari, non possiamo isolare i processi dal modello di business e non possiamo isolare il sistema dalle risorse a disposizione.

Questo significa che ogni audit deve concatenare gli elementi che si osservano all’interno di un disegno più grande che viene chiamato in letteratura “contesto”.

Infatti, ogni audit deve essere in grado di contestualizzare le evidenze osservate.

Io, in questi casi, utilizzo l’esempio degli autovelox. Spesso gli autovelox vengono posti in luoghi che tendono a sfruttare la momentanea “distrazione” del conducente, il quale guarda più spesso la strada che il tachimetro (così da fare cassa per pochi km/h in più) che voler realmente punire chi tende a correre troppo e a non rispettare il codice della strada (rammentate l’ausiliare del traffico all’inizio?).

Riteniamo che gli audit siano qualcosa di simile?

La risposta non spetta a me e, in un certo senso, nemmeno a voi, ma al modo in cui un audit si conclude.

Se vi appioppano o voi appioppate multe (azioni correttive) a destra e a manca… la risposta è una e una sola (immaginate quale?).

Se si discute su quali siano i motivi per cui le aree d’affari critiche non funzionano a dovere e cosa creare o sacrificare per raggiungere tale obiettivo… la risposta è un’altra.

Concludendo

Da quanto asserito in precedenza (posto che io abbia ragione, il che non è del tutto scontato, o io non sia un pazzo che delira, il che fareste bene a valutarlo) emerge che l’audit non ha uno schema fisso legato a una normativa o a una check-list (per accontentare i vip) ma si tratta di qualcosa che, a partire dallo scopo che si propone, fa emergere evidenze, tentando di far discutere in maniera critica, creativa e costruttiva le persone.

Solo così l’audit crea quel valore che tutti ci attendiamo e rende ogni organizzazione una organizzazione che apprende (non solo dai propri errori, perché in una realtà in continuo mutare non si smette di apprendere mai).

Tuttavia, creare un canovaccio è in tutto e per tutto un progetto da dover gestire, comprese le ricadute (il follow-up dei vip).

Se vi interessa dibattere su questo argomento e sul modo in cui io ho sempre gestito gli audit (sono leader auditor certificato, sono stato formatore di leader auditor certificati e sono stato responsabile assicurazione qualità di sistemi di gestione integrati)… utilizziamo il blog per discuterne!

Non troverete un Venditore all’Ingrosso di Paroloni (da cui l’acronimo vip), ma una persona come voi che detesta i fuffa-guru (termine presente nell’enciclopedia Treccani alla voce neologismi)