“SISTEMI DI GESTIONE, UNO SPUNTO AL MESE: LE VOCI DEI PROFESSIONISTI”

Per la nostra rubrica “Le voci dei Professionisti” prosegue la serie dedicata a tematiche e spunti sui sistemi di gestione, curata dall’Ing. Andrea Saviano, che in questo articolo ci fornisce spunti interessanti in merito alle riunioni. Buona lettura! 

Qualcuno sa come mai sono invitato e perché ci stiamo riunendo?

Spesso gruppi di persone vengono riuniti in una stanza per parlare genericamente di tutto e, mentre le lancette dell’orologio continuano irrimediabilmente a girare, ognuno si chiede perché sono lì a perdere tempo

I motivi per cui ci si può e ci si deve riunire

Ci si riunisce per vari motivi, vediamone alcuni tra i più frequenti:

• qualcuno può voler comunicare o illustrare qualcosa a tutti e, al tempo stesso, desidera anche avere da costoro dei riscontri;
• qualcuno può sentire la necessità di essere messo al corrente o aggiornato su una precisa questione;
• qualcuno può voler verificare l’allineamento in tema di perché, cosa e come portare avanti delle attività, questo qualcuno può sentire l’esigenza di:
  • farla a inizio giornata per ribadire urgenze e priorità, nonché obiettivi e compiti,
  • farla a fine giornata per tirare le somme sulle attività svolte e i risultati ottenuti.

È facile intuire che queste riunioni, differenti per scopo, richiedono una preparazione e una gestione differente. È altrettanto facile intuire che mischiare differenti tipologie di riunioni in una sola è il preludio del disastro più assoluto.

Ciò che si deve evitare è puntare all’efficienza rinunciando all’efficacia o, in alternativa, puntare all’efficacia, rinunciando all’efficienza. Entrambi questi approcci estremi si rivelano sbagliati, a dimostrazione che l’esatto contrario di “sbagliato” non è necessariamente qualcosa di “giusto”, ma può essere qualcosa di “altrettanto sbagliato”. Pensate quanto spesso in politica le opposte fazioni si scannino su due proposte alternative ma altrettanto sbagliate.

Vari tipi di riunioni e di persone

Se fossimo in un film sarebbe il momento del flashback.

Ero giovanissimo, ero uno dei tanti pezzi dell’ingranaggio ed ero presso una multinazionale americana, quando ci riunimmo per un corso di formazione della “… e Associati” (rinomata società di consulenza meneghina) il tema era proprio: la gestione delle riunioni!

L’incontro formativo fu interessantissimo, ma non lasciò alcuna traccia di sé.

Perché?

Il principale motivo fu che riunire persone in un’aula per esporre semplicemente della teoria serve sempre a ben poco.

Vuoi sapere come mi sentivo durante quell’incontro formativo?

Be’, come un tipico obeso sedentario, di fronte a una conferenza con succulento buffet a base di dolce e salato, mentre un oratore esaltava le virtù di una dieta varia, sana ed equilibrata associata ad una regolare ma non eccessiva attività fisica. Tutti ad annuire e abbuffarci o, in alternativa, tutti ad abbuffarci e annuire.

Quel giorno mi si è accesa una lampadina: il pubblico di una riunione è fatto da individui e se, prima dell’incontro, non mi relaziono con gli individui, la riunione servirà ben a poco.

Purtroppo, le riunioni vengono viste come una scorciatoia per incontrare tutti in una volta sola, ma non è così. Una scorciatoia è una strada più corta, talvolta più insidiosa, che ti porta, solitamente in minor tempo, a destinazione. Le riunioni non sono questo, nella maggior parte dei casi sono un vicolo cieco largo quanto un’autostrada… non portano da nessuna parte!

Sempre quel giorno mi venne in mente l’immagine di una fontana, una di quelle a più piani in cui in cima c’è un catino con un diametro assai ridotto che riversa il contenuto su catini via via sempre più ampi.

Ecco, “la riunione” andava spezzata in “più tipologie di riunioni”. Il catino più piccolo era l’incontro tra due persone, che porta talvolta a discussioni in cui “manca sempre qualcuno” per addivenire a un qualcosa, per cui riversano quel contenuto in un catino più ampio e così via.

Così cominciai, per conto mio, a strutturare e gestire le mie riunioni in modo diverso (annotate la cosa, perché dedicherò un articolo al mio personale approccio operativo in azienda). Non solo il tempo mi diede ragione ma anche la letteratura che lessi sull’argomento (uscita quando non ero più tanto giovane) pareva confermare la mia opinione a riguardo.

Se non vuoi gettare la spugna, usa un canovaccio

Se appare ovvio definire il riunirsi con un collega per affrontare un dato argomento “l’incontro alla macchinetta del caffè” (sappiate che dopo un po’, chiunque invitassi a prendere un caffè alla macchinetta mi chiedeva guardandomi con sospetto: devi parlarmi di qualcosa?), ma le altre tipologie di riunioni prevedevano una maggiore preparazione e una maggiore strutturazione.

Ma torniamo al caffè di fronte alla macchinetta. L’oggetto era sempre un mio problema che era anche un suo problema (troppo spesso qualcuno ci riunisce affinché il suo problema diventi il problema di molti altri – tra cui noi – ma non più il suo: questa è la “riunione scaricabarile”). Innanzitutto, i capi detestano che vengano portati a loro dei problemi (avete presente il tipico mantra da boss “portatemi soluzioni, non portatemi problemi”?). Quindi se io e te abbiamo un problema, dobbiamo delimitarlo al nostro ambito, perché estenderlo coinvolgerebbe inevitabilmente altri e, a quel punto, attiverebbe perversi cicli di approvazione dall’alto, che farebbero passare il tempo in attesa di una risposta che non arriverà mai (il cosiddetto “no” implicito, non ti dico esplicitamente di “no”, ma non avrai mai la mia approvazione, che di fatto è un “no” e così, alla fine, preserverò lo status quo).

Se io e te affrontiamo il “nostro” problema, possiamo analizzarlo, fare dei test, individuare una implementazione, implementare il processo, controllare che il risultato sia quello sperato e solo allora andare a parlare di un problema che in realtà abbiamo già risolto, solo per ottenere l’approvazione a fare quello che abbiamo già fatto, grazie al fatto che i risultati dimostrano che quello che abbiamo fatto era proprio quello che andava fatto.

Questa logica vi sembra un po’ perversa?

Ebbene, sappiate che nelle aziende funziona proprio così!

Di fatto, avevo creato dei “circoli della qualità”, come appresi quando mi ritrovai a fare formazione e addestramento presso lo stabilimento madre della Toyota in Giappone (ma questa è un’altra storia su cui tornerò in altri e numerosi articoli).

Concludendo

I “circoli della qualità” furono una serie di “piccoli passi” verso la macchinetta del caffè ma una serie di “grandi passi” per quello che divenne, con il tempo, il mio personale stile di portare avanti le cose.

Per ora, mi fermo qui, perché quel passo era solo l’inizio di quella che sarebbe stata l’esplorazione di un nuovo modo di fare riunioni che, a mio modesto parere, porta a risultati ragguardevoli e inaspettati.

Di sicuro non ci sono veri validi motivi per riunire troppe persone, salvo fare un annuncio pubblico. Nella maggior parte dei casi piccole task-force in grado di produrre quelli che i vip chiamano report densi di informazioni giuste per il destinatario giusto possono evitare riunioni con troppi invitati, con troppi argomenti e che durano troppo.

Se, ora, siete tentati dall’idea di utilizzare meglio le vostre pause caffè, senza far sbiancare in volto i vostri colleghi quando li invitate a un momento conviviale, sono disponibile a raccontarvi parecchi aneddoti nel blog… utilizzatelo!