La capacità di gestire bene il tempo è senza dubbio uno skill fondamentale per i Project Manager e può fare la differenza nel successo del progetto. Lo sforzo deve essere quello di essere produttivi per la massima parte del tempo ed evitarne ad ogni costo lo spreco. Quali sono i comportamenti virtuosi che ci possono aiutare a raggiungere questo obiettivo?
1. Prima di tutto creare un piano che fissi milestone ben definite e a intervalli relativamente regolari: la chiarezza delle scadenze temporali su cui focalizzare l’obiettivo eviterà il dispendio di tempo per risolvere faticose discussioni dovute a diversità di interpretazioni.
2. Tenere sempre a mente la regola dell’80/20: il Project Manager deve avere sempre presente che è importante focalizzarsi sul 20% delle attività che veramente contano. La regola (che difficilmente sbaglia) ci dice infatti che di tutte le attività compiute nel corso di un progetto, solo il 20% è realmente importante e produce l’80% dei risultati. È quindi fondamentale identificare questo 20% e concentrarsi sulla realizzazione delle attività che vi rientrano.
3. Cercare di isolare le problematiche che causano eccessivi prolungamenti delle riunioni. Ad esempio, non ha alcun senso tenere inchiodato l’intero gruppo di progetto su discussioni tecniche che non coinvolgono la maggior parte dei membri. È invece molto più appropriato organizzare un piccolo gruppo di lavoro che si concentri sull’analisi delle problematiche sulle quali relazionerà poi al team in una successiva riunione.
4. Evitare il c.d. “micro-managing”: non c’è alcuna necessità di coinvolgere il Project Manager nella gestione dello sviluppo di dettaglio del progetto. Per questo ci sono gli sviluppatori, che lo sanno fare al meglio, mentre il Project Manager ha il compito di dirigere il progetto nel suo insieme per condurlo a buon fine e su questo deve concentrarsi.
5. Prendere coscienza del fatto che quello del Project Manager è un lavoro a tempo pieno, che non consente di rivestire un doppio ruolo neanche per brevi periodi, se non a rischio del buon esito del progetto che si è chiamati a gestire e governare.
6. Creare una lista delle attività da compiere giorno per giorno: sembrerà banale, ma ciò aiuta a focalizzarsi sulle vere priorità quotidiane e a sgomberare la mente da tutto ciò che non è inserito nella lista. Per non parlare poi del senso di realizzazione e soddisfazione prodotti dal semplice gesto di “depennare” dalla lista un’attività eseguita, con relativo ulteriore slancio per il compimento di quelle successive.

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Lo Staff di PME

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