Leading Projects: From SoD to SoG

Come noto, la Corporate Governance è il sistema delle regole secondo le quali le imprese sono gestite e controllate, coniugando raggiungimento degli obiettivi, comportamento coerente alle aspettative e trasparenza nei confronti di azionisti e stakeholder.

I principi di Corporate Governance definiscono il Sistema di Controllo Interno (SCI) come l’insieme delle regole, delle procedure e delle strutture organizzative volte ad assicurare il corretto funzionamento e il buon andamento dell’Impresa.

E’ dunque un continuo processo di attività svolto da tutti gli organi dell’Impresa che permea tutte le unità aziendali, costituendo parte integrante dell’attività quotidiana.

Il Sistema di Controllo Interno può essere inteso come l’insieme degli elementi che permettono la riduzione dei rischi aziendali.

Gli elementi fondamentali sono:

• Un’effettiva cultura del controllo (Codice Etico);
• Un’adeguata responsabilizzazione riguardo a obiettivi, rischi e controllo;
• Una reale separazione di funzioni sulle attività aziendali (“segregation of duties”, “check and balance”).

La Segregation of Duties (SoD) trae essenzialmente origine dal pensiero del filosofo francese Montesquieu, secondo cui ‘Chiunque abbia potere è portato ad abusarne; egli arriva sin dove non trova limiti […]. Perché non si possa abusare del potere occorre che […] il potere arresti il potere…’.

L’applicazione del principio di Segregation of Duties costituisce un elemento portante del SCI, al quale il management aziendale dovrebbe dedicare la massima attenzione sin dal momento in cui vengono progettate (o riprogettate) le strutture organizzative e assegnate autorità e responsabilità ai dipendenti.

Come noto, la SoD prevede la separazione di compiti o funzioni ai fini del controllo e della prevenzione di frodi ed errori e, oltre che in campo politico, trova larga applicazione nelle grandi e piccole organizzazioni, promuovendo l’uso di pratiche aziendali a supporto del raggiungimento degli obiettivi di processo.

Un aspetto importantissimo quando si progetta un’attività o un processo (specie, ma non solo, di tipo finanziario) è l’identificazione delle funzioni/ruoli incompatibili fra loro e l’opportunità di procedere ad una segregazione di tali funzioni in modo da assegnare a personale diverso i compiti critici.

Gli obiettivi della Segregatioin of Duties vengono perseguiti attraverso la suddivisione delle attività/responsabilità, relative ad un determinato processo aziendale, tra differenti funzioni/individui. Un’affermazione di questo tipo potrebbe apparire inappropriata se si considera un’azienda organizzata per processi. L’orientamento ai processi rappresenta infatti un approccio sistematico e strutturato che consente di analizzare, gestire, controllare e migliorare nel tempo tutte le attività che compongono un determinato processo aziendale. La visione integrata di tutte queste attività permetterebbe di conseguire risultati migliori nell’ottica di assicurare la soddisfazione del cliente finale.  Spezzettare un processo aziendale attribuendo ciascuna delle attività che lo compongono ad un individuo/unità organizzativa diversa (interpretando erroneamente il principio della segregazione delle funzioni), potrebbe significare, senza nemmeno rendersene conto, rinunciare alla logica stessa di processo. Ecco perché diventa estremamente importante capire correttamente le motivazioni sottostanti a tale principio. Solo così esso potrà aiutare l’azienda a raggiungere l’obiettivo del controllo senza compromettere l’applicazione di altre importanti regole di gestione aziendale, come quella di ottenere elevati livelli di efficacia ed efficienza.

È importante precisare infatti che la Segregation of Duties – come intesa dalle aziende modernamente organizzate – non prevede la frammentazione tra più funzioni del flusso di lavoro operativo, ma piuttosto la separazione delle attività operative, dalle attività informativo – contabili, da quelle autorizzative, ecc. Quindi un processo e2e non viene (o meglio non dovrebbe essere) spezzettato con la SoD, perché quello che è l’oggetto della segregazione sono le diverse funzioni (o attività operative) che il processo copre e non il flusso del lavoro (che andrebbe ad incidere sull’unitarietà del processo).

Gli approcci alla Segregation of Duties possono essere di vario tipo:

• Separazione sequenziale (principio della doppia firma)
• Separazione delle persone fisiche (principio dei ‘quattro occhi’)
• Separazione spaziale (azioni separate in luoghi separati)
• Separazione dei fattori (più fattori contribuiscono al completamento di un’attività)

Un’applicazione estensiva e vincente del principio della Segregation of Duties consiste, a nostro giudizio, nel considerare il Project Management come una delle funzioni della gestione di un progetto, programma o portfolio, che va tenuta separata da altre ‘funzioni’ (non solo del progetto ma anche del business as usual).

L’attribuzione della funzione o del ruolo di Project Management di un progetto non solo ad una persona o entità esterna all’organizzazione, ma soprattutto ad un fornitore diverso rispetto a quello che svolge il ruolo di implementatore o quello di system integrator realizza così una forma di Segregation of Governance (SoG), rispetto al progetto, al programma o al portfolio, che garantisce:

1. Una contrapposizione di interessi positiva ai fini della qualità totale;
2. Una effettiva segregazione di funzioni che consente la piena ed efficace realizzazione di quel controllo che è l’obiettivo stesso della SoD ed elemento fondante di ogni tipo di Governance;
3. Una concreta mitigazione del rischi;
4. La best of breed in termini di metodologie applicate per ciascun dominio.

Da questa dialettica professionale, esplicitata auspicabilmente in forma di modello di Project Governance, potrebbe emergere un importante fattore critico di successo, in grado di contribuire a far rilasciare alle iniziative progettuali tutto il loro valore atteso.

                                                                                                                                             Lo Staff di PME