La costruzione dello sviluppo temporale di un progetto costituisce un passaggio importante per ogni project manager. La definizione del cronoprogramma permette di individuare le aree di inefficienza e i c.d. colli di bottiglia e di valutare le diverse possibili articolazioni dello sviluppo dei lavori. Inoltre l’individuazione del percorso critico consente di concentrare l’attenzione sulle attività ivi situate, sia in termini di monitoraggio e controllo, sia per effettuare interventi di crashing finalizzati a contenere i possibili ritardi.
Per effettuare questo tipo di lavoro sono ovviamente di grande aiuto i software di project management, ma non va però dimenticato che è sempre l’essere umano a popolare di dati lo strumento.
Pochi semplici e, se vogliamo, banali accorgimenti possono dunque aiutare ad evitare errori di schedulazione.
1) Coinvolgere il team nella pianificazione temporale: questo porterà ad una maggiore responsabilizzazione e condivisione del risultato e ridurrà contestazioni e disinteresse per l’eventuale insuccesso.
2) Utilizzare le milestones in maniera appropriata, evitando di eccedere nella proliferazione dei punti di controllo (con un conseguente calo dell’attenzione rispetto agli eventi davvero significativi), ma fissando sufficienti snodi chiave, che consentano di potersi accorgere tempestivamente di eventuali problematiche legate alla tempistica (fine fase, inizio fase, date di consegna intermedie, riunioni di revisione con il cliente, …).
3) Verificare anticipatamente la disponibilità di risorse: la disponibilità delle risorse deve essere verificata prima di definire le tempistiche di progetto, senza dare nulla per scontato. Si deve quindi potere essere certi, tramite un coinvolgimento diretto delle risorse, di quale sia il livello di disponibilità che ci si può attendere da ciascuna di loro.
4) Utilizzare le baseline di schedulazione. In questo vengono ormai in aiuto i software che consentono di rappresentare in un unico documento la situazione iniziale, le sue modifiche nel corso del tempo e la situazione al momento attuale. In questo modo si ha un’immediata evidenza degli eventuali scostamenti e delle criticità che ne possono conseguire.
5) Tenere costantemente aggiornato l’andamento temporale: il cronoprogramma non può essere predisposto nello stadio iniziale del progetto e poi dimenticato. Una revisione settimanale della schedulazione aiuta ad organizzare meglio il proprio lavoro e quello del team e a porsi in chiave proattiva e non reattiva rispetto a tutti gli eventi di cui è punteggiato il ciclo di vita di un progetto.

Lo Staff di PME

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